Der Unterschied zwischen Vorführung und Betrieb
Über KI im ERP wird viel geschrieben, und das meiste davon endet vor der Stelle, an der es unangenehm wird: bei den Stammdaten. Eine Software, die einen eingehenden Beleg liest und Text daraus zieht, ist heute keine Kunst mehr. Der Aufwand liegt danach — wenn aus „Fa. Müller GmbH & Co KG" der richtige Debitor werden muss, aus „Artikel 4711-A" die richtige Sachnummer und aus einer Positionszeile ein Auftrag mit der Kondition, die für diesen Kunden gilt.
Wir arbeiten seit 2020 an maschinellem Lernen, und der größte Teil dieser Arbeit steckt nicht in der Erkennung, sondern im Abgleich.
Was PDF2ERP® tatsächlich tut
Eingehende Dokumente kommen als PDF, per E-Mail, in wechselnden Layouts von wechselnden Absendern. PDF2ERP® extrahiert daraus KI- und schemabasiert je Dokumenttyp die Inhalte und gleicht Firmen, Adressen, Artikel und Konditionen unscharf gegen Ihre echten Infor-COM-Stammdaten ab. Nicht das Layout entscheidet, sondern der Treffer im ERP.
Das ist der Punkt, an dem sich Vorführung und Betrieb trennen. Ein Erkennungswerkzeug ohne Stammdatenabgleich verlagert die Arbeit nur: statt zu tippen, korrigiert man. Erst wenn die Zuordnung stimmt, sinkt der Aufwand — bei uns bis nahezu 100 %.
Nichts wird ohne Freigabe gebucht
Die häufigste Frage im Gespräch ist nicht „funktioniert das?", sondern „was passiert, wenn es falsch liegt?". Jedes Dokument geht durch einen Editor, der je Feld anzeigt, woher der Wert kommt — aus dem Dokument oder aus dem ERP. Nichts wird ohne Freigabe übernommen, und jede Änderung steht in einer vollständigen Revisionshistorie mit Wiederherstellung.
Das ist keine Einschränkung, sondern die Voraussetzung dafür, dass ein Fachbereich der Automatik traut. Wer die Herkunft eines Werts nicht sehen kann, prüft am Ende doch alles von Hand.
Fragen statt Berichte
Der zweite Weg, auf dem KI im ERP ankommt, sieht ganz anders aus. Die klassische Auswertung beginnt mit einem Ticket ans Controlling und endet drei Tage später mit einer Tabelle, die eine Nachfrage auslöst. informate® dreht das um: Sie stellen die Frage in normalem Deutsch — als Text oder gesprochen — und bekommen die Antwort als Report und Chart, exportierbar nach Excel, XML oder CSV.
„Welche Kunden haben gegenüber dem Vorjahr 10 % Umsatz verloren?" ist eine Frage, die niemand mehr als Auswertungsauftrag formuliert. Genau deshalb wird sie meistens nicht gestellt.
Die Auswertung läuft gegen das Datawarehouse über alle Bereiche von Infor COM: Vertrieb, Einkauf, Nachkalkulation, Produktion, Lager und Personalzeiten. Nicht gegen eine Schätzung, sondern gegen die Datenbasis — nachrechenbar.
Woran man Produktivstatus erkennt
An der Versionsnummer. PDF2ERP® steht in Version 1.5.4 im Feld und läuft auf Wunsch als Windows-Dienst in Ihrer eigenen Umgebung, On-Premises. Eine Software, die produktiv im Einsatz ist, hat eine Historie von Fehlerbehebungen hinter sich, und die sieht man an der dritten Stelle der Versionsnummer.
Nächster Schritt
Der ehrlichste Test ist Ihr eigener Beleg. Bringen Sie in die Live-Demo drei Auftragsbestätigungen mit, die Ihnen typischerweise Arbeit machen — dann sehen Sie in dreißig Minuten, wo die Grenze liegt.