Der Engpass steht nicht im Projektplan

Wer im Mittelstand ein Digitalisierungsprojekt begleitet, sieht meistens denselben Ablauf. Es gibt eine Strategie, eine Roadmap, ein Portal, eine Schnittstelle. Und daneben sitzt jemand in der Vertriebssachbearbeitung und tippt eine Auftragsbestätigung ab, die als PDF im Postfach lag.

Diese Stelle taucht in keiner Präsentation auf, weil sie unspektakulär ist. Sie ist trotzdem der Engpass — und zwar ein wachsender, weil die Zahl der Belege steigt und die Zahl der Menschen, die sie erfassen, nicht.

Warum EDI das Problem nicht löst

Der naheliegende Einwand lautet: dafür gibt es EDI. Stimmt — für die Partner, die mitmachen. In der Praxis läuft ein Teil des Belegvolumens strukturiert und der Rest kommt als PDF, weil der Lieferant kleiner ist, weil das Format nicht passt, weil es historisch so gewachsen ist.

Genau dieser Rest verursacht die Arbeit. Und er verschwindet nicht, indem man die strukturierte Quote erhöht: die letzten zwanzig Prozent sind meist die Partner, bei denen sich der Anschluss nie gerechnet hat.

Was den Aufwand wirklich erzeugt

Nicht das Lesen. Wer glaubt, Belegerfassung sei Texterkennung, hat den teuren Teil noch nicht gesehen. Der Aufwand entsteht bei der Zuordnung:

• Welcher Debitor ist „Fa. Müller GmbH & Co KG", wenn im System drei Müller stehen?
• Welche Sachnummer meint „Artikel 4711-A, Ausführung blau"?
• Gilt für diesen Kunden die Rahmenkondition oder der Listenpreis?
• Passt die bestätigte Menge zur Bestellung, und wenn nicht — wer entscheidet?

Das sind keine Erkennungsfragen, sondern Stammdatenfragen. Eine Lösung, die nur liest, verlagert die Arbeit vom Tippen zum Korrigieren. Das fühlt sich moderner an und dauert genauso lang.

Wo anzusetzen ist

Der Ansatzpunkt ist der Abgleich gegen die echten ERP-Stammdaten, nicht die Erkennungsrate. Wenn die Zuordnung stimmt, wird aus einem eingehenden PDF ein Auftrag, den jemand nur noch freigibt. Wenn sie nicht stimmt, bleibt es Handarbeit mit Zwischenschritt.

Deshalb hängt PDF2ERP® nicht an Formularpositionen, sondern gleicht unscharf gegen Ihre Infor-COM-Stammdaten ab — und zeigt im Editor je Feld, ob ein Wert aus dem Dokument oder aus dem ERP kommt. Freigegeben wird von Menschen, protokolliert wird alles.

Ein Projekt, das sich rechnen lässt

Der Vorteil dieser Stelle: sie ist messbar, bevor man anfängt. Zählen Sie, wie viele Belege pro Woche manuell erfasst werden, und schätzen Sie die Minuten je Beleg. Das ergibt eine Zahl, über die man sprechen kann — anders als bei den meisten Digitalisierungsvorhaben, deren Nutzen erst nach der Einführung beschreibbar ist.

Bei uns sinkt der Erfassungsaufwand bis nahezu 100 %. Ob das in Ihrem Haus erreichbar ist, hängt an der Qualität Ihrer Stammdaten — und das lässt sich an drei echten Belegen in dreißig Minuten zeigen.

Nächster Schritt

Nehmen Sie die drei Belege, die Ihrer Sachbearbeitung am meisten Arbeit machen, mit in eine Live-Demo. Nicht die einfachen.