Wir haben im April angefangen und im Mai produktiv gearbeitet. Für ein Vorhaben, das an unser ERP heranreicht, war das die eigentliche Überraschung — dass der Zeitplan gehalten hat."

Das Unternehmen: Projektgeschäft und Katalogverkauf

Wenn ein Tankwagen in einem Chemiepark befüllt wird, wenn ein Silo-Lkw an der Verladestation andockt, wenn ein Medium unter Druck von einem beweglichen in einen festen Leitungsstrang übergeht — dann steckt dahinter häufig Technik aus Wetter an der Ruhr. Die Klaas Maschinenbau GmbH entwickelt und produziert seit 1970 Drehgelenke und Verladetechnik und liefert an Kunden aus Chemie, Öl und Gas, Lebensmittel- und Pharmaindustrie, Wasserwirtschaft und Logistik. Gefertigt wird ausschließlich in Deutschland; über 9.000 realisierte Projekte und mehr als 900 Kunden stehen hinter dem Anspruch „High Quality Loading".

Die Mannschaft dahinter ist bewusst schlank aufgestellt: ein mittelständisches Team, in dem Zuständigkeiten breit geschnitten sind und in dem niemand ausschließlich Belege erfasst. Genau das macht den Belegfluss zum kritischen Punkt. Denn das Geschäft ist Projektgeschäft: Anfragen mit langen Positionslisten, Sonderausführungen, Werkstoff- und Zeichnungsangaben, Kommissionsbezüge. Auf der Einkaufsseite Zulieferer für Guss-, Dreh- und Hydraulikteile, deren Auftragsbestätigungen und Lieferscheine gegen die eigene Bestellung geprüft werden müssen — Position für Position, Termin für Termin.

Die Ausgangslage: Der Inhalt war längst da — nur in der falschen Form

Rund 8.000 PDF-Belege pro Jahr bedeuten bei geschätzt 220 Arbeitstagen gut 36 Dokumente am Tag: Anfragen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Eingangsechnungen. Jedes einzelne für Menschen lesbar, für das ERP nicht.

„Jeder Beleg wurde bei uns zweimal geschrieben", beschreibt Matthias Eggemann den Zustand vor der Einführung. Einmal beim Geschäftspartner, der seinen Beleg erstellt und als PDF verschickt. Und einmal im Hause Klaas, wo jemand denselben Inhalt in Infor COM eingegeben hat.

Der Aufwand verteilte sich auf zwei Bereiche:

Im Vertrieb landeten Anfragen und Aufträge im Sammelpostfach. Jeder Absender mit eigenem Layout, eigenen Nummernkreisen, eigenen Eigenheiten: Fremdartikelnummern statt Klaas-Artikelnummern, Termine in Kalenderwochen, Maße in wechselnden Schreibweisen, Kommissionsangaben irgendwo im Kopf oder in der Position. Ein Auftrag mit 50 Positionen kostete 250 Minuten reines Tippen — bevor überhaupt kalkuliert oder konstruktiv geklärt wurde.

Im Einkauf war es dieselbe Mechanik mit anderem Risiko. Auftragsbestätigungen mussten gegen die eigene Bestellung gehalten werden: Stimmen Preis, Menge und Termin? Ist die Bestellposition überhaupt korrekt bestätigt? Diese Prüfung fand im Kopf des Bearbeiters statt, mit zwei Fenstern und einem Ausdruck. Abweichungen fielen zuverlässig auf — aber nicht immer früh genug.

Die Folgen waren nicht die eine große Summe, sondern viele kleine Reibungen: Belege, die liegen blieben, bis jemand Zeit hatte. Ein Zahlendreher in einer Menge, der erst in der Fertigung auffiel und dort teuer wurde. Rückfragen per Telefon, weil eine Artikelnummer nicht zuzuordnen war. Und in einem schlank besetzten Team die unangenehmste Abhängigkeit von allen: die von einzelnen Köpfen. Urlaub und Krankheit bedeuteten Stapel.

Matthias Eggemann: „Wir hatten kein Erkenntnisproblem, sondern ein Übertragungsproblem. Die Daten waren vollständig im PDF vorhanden. Sie sind nur nicht in unser ERP gekommen, ohne dass ein Mensch sie abschreibt."

Die Entscheidung: kein OCR-Werkzeug, kein Cloud-Dienst

Klaas hat sich mehrere Wege angesehen: OCR mit Templates, reine Cloud-KI-Dienste, ein EDI-Projekt mit den größten Partnern. Vier Punkte haben für PDF2ERP® entschieden:

1. On-Premises statt Cloud-Zwang. Anwendung, Datenbank und Belege bleiben im Netz von Klaas. Nur der Extraktionsaufruf geht an das Sprachmodell — auf Wunsch über Azure OpenAI im eigenen Tenant. Für einen Hersteller, dessen Belege Zeichnungsstände, Konditionen und Projektbezüge enthalten und dessen Kunden aus regulierten Branchen kommen, war das keine Nebenbedingung, sondern die Eintrittskarte.

2. ERP-Abgleich statt Texterkennung. Andere Werkzeuge liefern Felder. PDF2ERP liefert Treffer: Firma, Adresse, Ansprechpartner, Artikel, IBAN, Zahlungs- und Lieferbedingung, bestehende Bestellposition — jeweils mit Abgleichsstatus und Herkunftsnachweis je Feld. Genau der Schritt, der vorher im Kopf des Bearbeiters passierte.

3. Eine Anweisung statt eines Templates je Layout. Die Eigenheiten eines Lieferanten werden als Satz in Klartext hinterlegt — etwa: „Der Lieferant gibt seine Termine in Kalenderwochen an. Bitte berechne auf Basis der Kalenderwoche den bestätigten Termin und verwende immer den letzten Werktag dieser Woche." Kein Zonen-Einzeichnen, kein Anlernen, keine Template-Pflege, wenn ein Partner sein Formular ändert.

4. Ein Regelwerk statt eines Schnittstellenprojekts. Das mitgelieferte Exportprofil im InforCOM/openTRANS-Stil deckte den Standard ab; alles Weitere ist Konfiguration im Designer, kein Release. Eigene Exportprofile für Splitting und Kommission.

Hinzu kam der Faktor Partnerschaft: X² DataSystems ist seit 1996 zertifizierter Infor-Partner, die Oberfläche ist durchgängig deutschsprachig, der Support sitzt in Leer. 

Die Einführung: sechs Wochen, keine Musterdaten

Der Terminrahmen war eng gesetzt. Projektstart im April 2026, produktiver Betrieb im Mai 2026 — die Deadline stand vor dem Projekt, nicht danach. Möglich war das, weil PDF2ERP kein Schnittstellenprojekt ist, sondern eine Installation mit Konfiguration: PDF2ERP als Windows-Dienst in der eigenen Umgebung, MS SQL bereitstellen, ERP-Stammdaten lesend anbinden. Dann zehn bis zwanzig typische PDFs je Belegart sammeln — „gerade die unangenehmen Absender sind willkommen" —, das Ergebnis am eigenen Prozess bewerten und zuletzt Exportprofil, Prompts, Rollen und Freigabe auf den eigenen Ablauf einstellen.

Getestet wurde mit echten Belegen aus dem eigenen Postfach, nicht mit Musterdaten.

Matthias Eggemann: „Wir haben im April angefangen und im Mai produktiv gearbeitet. Für ein Vorhaben, das an unser ERP heranreicht, war das die eigentliche Überraschung — dass der Zeitplan gehalten hat."

Der Alltag heute, Teil 1: Vertrieb

Anfragen und Aufträge kommen weiterhin per E-Mail — nur dass sie niemand mehr aus dem Postfach herausholt. PDF2ERP zieht die Nachrichten über  Microsoft Graph / IMAP selbst ein, erkennt Dubletten, ordnet den Mandanten zu und klassifiziert den Belegtyp, bevor extrahiert wird. Danach steht der Beleg als vollständiger Datensatz in der Erfassungsmaske: PDF links, Daten rechts, Abgleichssymbol an jedem Feld.

Was passt, bleibt stehen. Bearbeitet wird nur, was auffällt. Kommission und Fremdartikelnummer bleiben am Beleg, eigene und fremde Artikelnummern werden sauber getrennt gehalten, und keine Position geht verloren — auch nicht über Seitenumbrüche oder mehrseitige Tabellen hinweg. Technische Merkmale wie Zeichnung, Index, Werkstoff, Nennweite und Termin kommen mit; Maße werden normiert.

Lars Pohl: „Früher habe ich eine halbe Stunde getippt und danach kontrolliert, ob ich mich vertippt habe. Heute kontrolliere ich 5 Minuten und bin fertig. Der Unterschied ist nicht nur, dass es schneller geht — der Unterschied ist, dass ich am Ende des Tages nicht mehr weiß, wie viele Belege es waren."

Der Alltag heute, Teil 2: Einkauf

Auftragsbestätigungen und Lieferscheine laufen denselben Weg, mit einem zusätzlichen Schritt: dem Bestellbezug. Jede bestätigte Position wird gegen die offene Bestellung im ERP gehalten — Preis, Menge, Termin. Abweichungen sind sichtbar, bevor gebucht wird, nicht erst, wenn die Lieferung am Tor steht. Kalenderwochen-Termine rechnet die hinterlegte Anweisung selbst auf ein Datum um.

Torsten Obermeier: „Ich sehe die Abweichung jetzt in dem Moment, in dem die AB eintrifft — nicht drei Wochen später beim Wareneingang. Das ist der eigentliche Gewinn. Die gesparte Tipparbeit ist nur der sichtbare Teil."

Der Kern: Was die Anwender heute stattdessen tun

Der eigentliche Effekt zeigt sich nicht in der Belegstatistik, sondern im Kalender der Beteiligten. Die Zeit, die vorher im Abtippen lag, ist nicht verschwunden — sie ist umgeschichtet worden. In einem schlank besetzten Team fällt das doppelt auf: Jede Stunde, die nicht in die Erfassung geht, ist eine Stunde, die vorher niemand hatte.

• Vertrieb: Angebote werden am selben Tag beantwortet statt am nächsten. Kalkulation, technische Klärung und Nachverfolgung offener Anfragen statt Erfassung. Viele Angebote die vorher liegen geblieben sind können sofort beantwortet werden.
• Einkauf: Terminverfolgung, Lieferantengespräche, Preis- und Konditionspflege statt Positionsvergleich. Viel mehr Zeit, um sich auf neue Lieferanten und intensivere Preisverhandlungen zu konzentrieren.
• Skalierung: Mehr Belegvolumen ohne proportional mehr Köpfe; Urlaub und Krankheit erzeugen keine Stapel mehr, weil der Eingang nicht an einer Person hängt. Belege laufen automatisch durch und müssen nur noch vom Sachbearbeiter geprüft und ggf. kalkuliert werden.
• Qualität: Zahlendreher in Menge, Preis und Termin sind als Fehlerquelle weitgehend entfallen, weil niemand mehr abschreibt. 

Matthias Eggemann: „Der Posteingang erledigt sich inzwischen weitgehend selbst. Meine Leute entscheiden noch — abschreiben müssen sie nicht mehr. Dass wir dadurch [Aufgabe X] überhaupt angefasst haben, hätte ich vor einem Jahr nicht erwartet."

Aus Sicht der Geschäftsführung: planbar statt personenabhängig

Für Matthias Eggemann zählte neben dem operativen Nutzen die Planbarkeit. Ein Belegdurchlauf, der an der Verfügbarkeit einzelner Personen hängt, ist ein Risiko, das mit dem Auftragsvolumen wächst. Mit PDF2ERP wird er zur Konfiguration: Rollen und Rechte werden über eine Matrix je Funktion gesteuert, jede Änderung an einem Beleg wird als Revision geführt, und der Stand jedes Vorgangs ist im Dashboard sichtbar — offene und rückständige Belege, Aufkommen pro Tag, Verteilung auf Vertrieb und Einkauf.

Auch der Betrieb bleibt im gewohnten Rahmen: PDF2ERP läuft nativ als Windows-Dienst gegen einen MS SQL Server, gesteuert über eine lokale Named Pipe statt über einen offenen TCP-Port. Updates kommen pull-basiert über die Hersteller-Infrastruktur — signierter, kurzlebiger Download-Link, SHA256-Prüfung, automatisches Backup, Dienstwechsel, Health-Check, bei Fehlschlag automatischer Rollback. Protokollierung und Monitoring laufen über NLog, Sentry und OpenTelemetry.

Matthias Eggemann: „Wir mussten für dieses System keine neue Betriebsform lernen. Windows-Dienst, SQL Server, unser Netz, unsere Rollen. Und wir müssen keine Belegdaten aus dem Haus geben, um KI zu nutzen. Für unsere Kunden aus der Chemie ist das kein Detail." „Als Nächstes nehmen wir uns weitere Bereiche vor. Der Weg ist erprobt: Belege sammeln, Anweisung hinterlegen, prüfen. Das ist kein Projekt mehr, das ist Konfiguration."