Über KI im ERP wird viel geschrieben, und das meiste davon endet vor der Stelle, an der es unangenehm wird: bei den Stammdaten. Eine Software, die einen eingehenden Beleg liest und Text daraus zieht, ist heute keine Kunst mehr. Der Aufwand liegt danach — wenn aus „Fa. Müller GmbH & Co KG" der richtige Debitor werden muss, aus „Artikel 4711-A" die richtige Sachnummer und aus einer Positionszeile ein Auftrag mit der Kondition, die für diesen Kunden gilt.
Wir arbeiten seit 2020 an maschinellem Lernen, und der größte Teil dieser Arbeit steckt nicht in der Erkennung, sondern im Abgleich.
Eingehende Dokumente kommen als PDF, per E-Mail, in wechselnden Layouts von wechselnden Absendern. PDF2ERP® extrahiert daraus KI- und schemabasiert je Dokumenttyp die Inhalte und gleicht Firmen, Adressen, Artikel und Konditionen unscharf gegen Ihre echten Infor-COM-Stammdaten ab. Nicht das Layout entscheidet, sondern der Treffer im ERP.
Das ist der Punkt, an dem sich Vorführung und Betrieb trennen. Ein Erkennungswerkzeug ohne Stammdatenabgleich verlagert die Arbeit nur: statt zu tippen, korrigiert man. Erst wenn die Zuordnung stimmt, sinkt der Aufwand — bei uns bis nahezu 100 %.
Die häufigste Frage im Gespräch ist nicht „funktioniert das?", sondern „was passiert, wenn es falsch liegt?". Jedes Dokument geht durch einen Editor, der je Feld anzeigt, woher der Wert kommt — aus dem Dokument oder aus dem ERP. Nichts wird ohne Freigabe übernommen, und jede Änderung steht in einer vollständigen Revisionshistorie mit Wiederherstellung.
Das ist keine Einschränkung, sondern die Voraussetzung dafür, dass ein Fachbereich der Automatik traut. Wer die Herkunft eines Werts nicht sehen kann, prüft am Ende doch alles von Hand.
Der zweite Weg, auf dem KI im ERP ankommt, sieht ganz anders aus. Die klassische Auswertung beginnt mit einem Ticket ans Controlling und endet drei Tage später mit einer Tabelle, die eine Nachfrage auslöst. informate® dreht das um: Sie stellen die Frage in normalem Deutsch — als Text oder gesprochen — und bekommen die Antwort als Report und Chart, exportierbar nach Excel, XML oder CSV.
„Welche Kunden haben gegenüber dem Vorjahr 10 % Umsatz verloren?" ist eine Frage, die niemand mehr als Auswertungsauftrag formuliert. Genau deshalb wird sie meistens nicht gestellt.
Die Auswertung läuft gegen das Datawarehouse über alle Bereiche von Infor COM: Vertrieb, Einkauf, Nachkalkulation, Produktion, Lager und Personalzeiten. Nicht gegen eine Schätzung, sondern gegen die Datenbasis — nachrechenbar.
An der Versionsnummer. PDF2ERP® steht in Version 1.5.4 im Feld und läuft auf Wunsch als Windows-Dienst in Ihrer eigenen Umgebung, On-Premises. Eine Software, die produktiv im Einsatz ist, hat eine Historie von Fehlerbehebungen hinter sich, und die sieht man an der dritten Stelle der Versionsnummer.
Der ehrlichste Test ist Ihr eigener Beleg. Bringen Sie in die Live-Demo drei Auftragsbestätigungen mit, die Ihnen typischerweise Arbeit machen — dann sehen Sie in dreißig Minuten, wo die Grenze liegt.
Es gilt als Risiko, sich auf ein System zu verlassen. Wir tun es seit 1996: X² DataSystems entwickelt für Infor COM, und für nichts anderes. Zertifizierter Infor-Partner seit dem ersten Jahr.
Diese Entscheidung hat einen Preis. Wir können keine Angebote abgeben, in denen „ERP-Beratung" allgemein steht. Und sie hat einen Ertrag, der sich schwer bewerben, aber leicht erleben lässt: wer bei uns anruft, erreicht jemanden, der das System kennt, ohne es sich erklären zu lassen.
Am deutlichsten wird es bei der Frage, die am Anfang jedes Projekts steht: Geht das im Standard? Wer viele Systeme betreut, muss nachsehen. Wer eines betreut, weiß es — und weiß außerdem, ob es im Standard geht, aber besser nicht sollte, weil das nächste Release es ändern wird.
Aus dreißig Jahren an einem System sind nahezu 50 ATOs entstanden, die auf der offiziellen Infor-Preisliste stehen, und weit über 100 Add-ons im Kundeneinsatz. 43.000+ lizenzierte User arbeiten damit. Das sind keine Marketingzahlen, sondern der Grund, warum wir bei einer neuen Anforderung meistens schon wissen, wo sie klemmen wird.
Hier wird es oft missverstanden. Spezialisiert heißt bei uns: ein ERP-System, nicht eine Branche. Unsere Kunden kommen aus Maschinenbau, Automotive, Anlagenbau, Kunststoff, Lebensmittel und vielen weiteren.
Das ist kein Zufall, sondern folgt aus der Sache. Ein Fertigungsbetrieb hat Stücklisten, Arbeitspläne, Kapazitäten und Termine — ob er Getriebe, Profile oder Tiefkühlkost herstellt, ändert die Begriffe, nicht die Struktur. Wer die Struktur kennt, kommt in jeder Branche zurecht. Wer nur eine Branche kennt, aber das System nicht, kommt nirgends weit.
Wir sind zehn eigene Infor-COM-Spezialisten, dazu 50 externe Kapazitäten für Projektspitzen. Das ist eine Größe, die man erwähnen muss, weil sie beide Richtungen erklärt.
Sie erklärt, warum bei uns dieselben Leute entwickeln und den Support machen. Wer eine Erweiterung gebaut hat, beantwortet später die Anfragen dazu — und merkt an den Anfragen, was er beim nächsten Mal anders bauen sollte. In einer größeren Organisation ist dieser Rückkanal organisatorisch getrennt und damit praktisch zu.
Sie erklärt auch, warum wir bei der Auswahl der Projekte wählerisch sind. Zehn Leute können nicht alles gleichzeitig, und ein Projekt, das nicht zu unserer Tiefe passt, ist bei jemand anderem besser aufgehoben.
Die Spezialisierung hat einen Nebeneffekt, mit dem wir 1996 nicht gerechnet haben. Seit 2020 arbeiten wir an maschinellem Lernen, und dabei zeigt sich: der schwierige Teil an KI im ERP ist nicht das Modell, sondern die Verbindung zu den Stammdaten. Dreißig Jahre an einem System sind genau die Voraussetzung, die man dafür braucht.
Microsoft-Partner sind wir seit 2013.
Wenn Sie wissen wollen, ob diese Art zu arbeiten zu Ihrem Haus passt: ein Erstgespräch klärt das schneller als jede Selbstbeschreibung.
Wer im Mittelstand ein Digitalisierungsprojekt begleitet, sieht meistens denselben Ablauf. Es gibt eine Strategie, eine Roadmap, ein Portal, eine Schnittstelle. Und daneben sitzt jemand in der Vertriebssachbearbeitung und tippt eine Auftragsbestätigung ab, die als PDF im Postfach lag.
Diese Stelle taucht in keiner Präsentation auf, weil sie unspektakulär ist. Sie ist trotzdem der Engpass — und zwar ein wachsender, weil die Zahl der Belege steigt und die Zahl der Menschen, die sie erfassen, nicht.
Der naheliegende Einwand lautet: dafür gibt es EDI. Stimmt — für die Partner, die mitmachen. In der Praxis läuft ein Teil des Belegvolumens strukturiert und der Rest kommt als PDF, weil der Lieferant kleiner ist, weil das Format nicht passt, weil es historisch so gewachsen ist.
Genau dieser Rest verursacht die Arbeit. Und er verschwindet nicht, indem man die strukturierte Quote erhöht: die letzten zwanzig Prozent sind meist die Partner, bei denen sich der Anschluss nie gerechnet hat.
Nicht das Lesen. Wer glaubt, Belegerfassung sei Texterkennung, hat den teuren Teil noch nicht gesehen. Der Aufwand entsteht bei der Zuordnung:
Das sind keine Erkennungsfragen, sondern Stammdatenfragen. Eine Lösung, die nur liest, verlagert die Arbeit vom Tippen zum Korrigieren. Das fühlt sich moderner an und dauert genauso lang.
Der Ansatzpunkt ist der Abgleich gegen die echten ERP-Stammdaten, nicht die Erkennungsrate. Wenn die Zuordnung stimmt, wird aus einem eingehenden PDF ein Auftrag, den jemand nur noch freigibt. Wenn sie nicht stimmt, bleibt es Handarbeit mit Zwischenschritt.
Deshalb hängt PDF2ERP® nicht an Formularpositionen, sondern gleicht unscharf gegen Ihre Infor-COM-Stammdaten ab — und zeigt im Editor je Feld, ob ein Wert aus dem Dokument oder aus dem ERP kommt. Freigegeben wird von Menschen, protokolliert wird alles.
Der Vorteil dieser Stelle: sie ist messbar, bevor man anfängt. Zählen Sie, wie viele Belege pro Woche manuell erfasst werden, und schätzen Sie die Minuten je Beleg. Das ergibt eine Zahl, über die man sprechen kann — anders als bei den meisten Digitalisierungsvorhaben, deren Nutzen erst nach der Einführung beschreibbar ist.
Bei uns sinkt der Erfassungsaufwand bis nahezu 100 %. Ob das in Ihrem Haus erreichbar ist, hängt an der Qualität Ihrer Stammdaten — und das lässt sich an drei echten Belegen in dreißig Minuten zeigen.
Nehmen Sie die drei Belege, die Ihrer Sachbearbeitung am meisten Arbeit machen, mit in eine Live-Demo. Nicht die einfachen.
Ein Fachbereich braucht etwas, das Infor COM im Standard nicht kann. Manchmal ist es eine Kleinigkeit, manchmal ein halbes Modul. Und immer stellt sich dieselbe Frage: baut man das als Anpassung für dieses Haus, oder als Erweiterung, die auch andere brauchen können?
Wir haben beides gebaut — nahezu 50 ATOs, die auf der offiziellen Infor-Preisliste stehen, und weit über 100 Add-ons im Kundeneinsatz. Die Entscheidung fällt nicht nach Aufwand, sondern nach einer anderen Frage.
ATO steht für Add-To-Order — eine Erweiterung, die Infor in die eigene Preisliste aufnimmt. Sie ist damit kein Fremdkörper im System, sondern ein bestellbarer Bestandteil, der den Freigabeprozess des Herstellers durchlaufen hat. Für den Kunden heißt das vor allem eines: sie überlebt Upgrades.
Das ist der eigentliche Unterschied. Eine Anpassung, die tief in den Standard eingreift, wird bei jedem Release zum Prüffall. Eine, die als ATO geführt wird, ist beim Hersteller bekannt.
Als ATO, wenn das Problem allgemein ist. Eine Anforderung, die in jedem Fertigungsbetrieb ähnlich auftritt, wird als Erweiterung gebaut, die man abstrahieren und parametrisieren kann. Das dauert beim ersten Kunden länger und ist beim zweiten fast fertig.
Als Kundenanpassung, wenn das Problem speziell ist. Ein Ablauf, der aus der Geschichte eines Hauses entstanden ist, lässt sich nicht sinnvoll verallgemeinern. Ihn trotzdem in ein generisches Modul zu pressen erzeugt Parameter, die niemand außer dem einen Kunden je benutzt — und die bei jedem Upgrade mitgetestet werden müssen.
Die schlechteste Variante ist die dritte: eine Speziallösung, die so tief in den Standard schneidet, dass jedes Release ein Projekt wird. Die entsteht meist nicht aus einer Entscheidung, sondern daraus, dass niemand die Frage gestellt hat.
Drei Fragen, die vor der Beauftragung mehr klären als jedes Lastenheft:
Weil wir seit 1996 nichts anderes machen. Zertifizierter Infor-Partner, zehn eigene Infor-COM-Spezialisten und 50 externe Kapazitäten — und dieselben Leute, die eine Erweiterung gebaut haben, beantworten später die Supportanfragen dazu. Das ist kein Organigramm-Detail: wer beim Upgrade prüfen muss, was er selbst geschrieben hat, baut anders.
Wenn Sie eine Anforderung auf dem Tisch haben und unsicher sind, welcher Weg der richtige ist: bringen Sie sie ins Erstgespräch mit. Die Einordnung kostet Sie nichts und spart im Zweifel ein Projekt.